TỔNG HỢP HỆ LỤY QUẢN LÝ NHÂN SỰ NGẮN HẠN VÀ DÀI HẠN CỦA CÁC DOANH NGHIỆP CHUYỂN ĐỔI SỐ BẰNG CÁC PHẦN MỀM CÓ SẴN.

• Phần mềm có sẵn thường được thiết kế để phục vụ đa dạng công ty, nên tính năng có thể không phù hợp hoặc quá chung chung đối với quy trình, đặc thù của doanh nghiệp.
• Kết quả là doanh nghiệp phải điều chỉnh quy trình nội bộ để phù hợp với phần mềm, thay vì phần mềm được tùy chỉnh để hỗ trợ doanh nghiệp, dẫn đến mất đi tính hiệu quả vốn có và giảm năng suất.

• Do phần mềm bán có sẵn được xây dựng với khuôn mẫu cố định, khi doanh nghiệp phát triển hoặc thay đổi, phần mềm khó có khả năng thích ứng kịp thời.
• Các tính năng không cần thiết có thể gây rối và làm giảm hiệu quả sử dụng, trong khi những tính năng thiết yếu lại không có hoặc không đủ chi tiết cho công việc.

• Doanh nghiệp phải trả tiền cho các tính năng không dùng đến, dẫn đến lãng phí tài nguyên.
• Nếu phần mềm không đáp ứng được nhu cầu, doanh nghiệp có thể phải mua thêm phần mềm bổ sung, tốn thêm thời gian nhập liệu, báo cáo thêm gây tốn kém hơn.

• Phần mềm bán đại trà thường lưu trữ dữ liệu trên các hệ thống đám mây của nhà cung cấp. Nhân viên lập trình và nhiều vị trí có quyền vào xem dữ liệu mà không cam kết hay cảnh báo cho doanh nghiệp, gây hiểu lầm cho nhân sự nội bộ.
• Doanh nghiệp có thể mất kiểm soát dữ liệu khi hợp đồng kết thúc hoặc nếu nhà cung cấp gặp sự cố (phá sản, ngừng hoạt động, v.v.).

• Phần mềm đại trà thường không cho phép tùy chỉnh lớn, buộc doanh nghiệp phải phụ thuộc vào nhà cung cấp để thực hiện nâng cấp hoặc sửa lỗi. Thậm chí phải chấp nhận chi phí cao hơn rất nhiều để nâng cấp hệ thống cũ.
• Nếu nhà cung cấp không hỗ trợ tốt hoặc ngừng phát triển sản phẩm, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong vận hành, làm mất khả năng ra quyết định, lãnh đạo và lèo lái doanh nghiệp của ban giám đốc.

• Phần mềm đại trà thường không được thiết kế để tích hợp liền mạch với các hệ thống sẵn có (kế toán, quản lý sản xuất, CRM, ERP, v.v.).
• Việc phải nhập liệu thủ công giữa các hệ thống không liên kết dễ dẫn đến sai sót và mất thời gian, thậm chí phải chấp nhận thay đổi những quyết định, quy tắc, văn hóa tốt của doanh nghiệp.

• Phần mềm đại trà có thể không thân thiện với nhân viên, dẫn đến khó khăn trong việc đào tạo nhân viên. Nhiều tính năng dư thừa phải học và gây rối lúc sử dụng.
• Quy trình quá phức tạp hoặc không phù hợp có thể khiến nhân viên cảm thấy khó chịu, dẫn đến tình trạng không sử dụng phần mềm hiệu quả , thậm chí không chịu dùng và nhập liệu.

• Khi nhiều doanh nghiệp trong ngành sử dụng cùng một phần mềm đại trà, doanh nghiệp của bạn không tạo được sự khác biệt hoặc tối ưu hóa tốt hơn so với đối thủ. Nhất là khi doanh nghiệp của bạn có những khách hàng lớn hoặc yêu cầu đặc biệt.
• Các quy trình đặc thù của doanh nghiệp đang tạo được giá trị thặng dư, khác biệt thì lại bị đánh mất làm giảm năng lực cạnh tranh và làm mất khách cũng như nhân tài vì bất mãn với quy trình và các thao tác không hữu ích trên phần mềm có sẵn.

• Đừng chỉ nhìn vào chi phí mua hay vận hành phần mềm. Những chi phí như thời gian mở phần mềm hay nhập liệu không thuận tiện cũng như những chi phí phát sinh do rủi ro hay mất khách hàng vì mất lợi thế cạnh tranh là chi phí đáng để cộng thêm vào.
• Những chi phí phát sinh khi doanh nghiệp tăng doanh số, người dùng cũng như nâng cấp tính năng trong hoàn cảnh không thể chuyển qua hệ thống, phần mềm khác tốt hơn vì kẹt dữ liệu data đã có và phải chấp nhận chi trả thêm chi phí ngoài dự tính thậm chí thành định phí.